Mit Formatvorlagen in Office-Programmen arbeiten

Was ist eine Formatvorlage?

Formatvorlagen in Office- und Desktop-Publishing-Programmen sind notwendig, um Layoutänderungen in umfangreichen Dokumenten wie ZULA, Bachelor- oder Masterarbeiten mit wenigen Mausklicks bewerkstelligen zu können und das Aussehen einer Arbeit auf diese Weise immer fest im Griff zu haben. Es ist ratsam, sich ein Dokument mit den benötigten Formatvorlagen vor dem Schreiben der Arbeit zu erstellen und die Vorlage als schreibgeschützte zu sichern.

Welche Formatvorlagen werden für eine wissenschaftliche Arbeit gebraucht?

Am besten ist es, sich dazu ein Beispiel anzuschauen, also gute Bücher aus einem Verlag oder die Empfehlungen zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis.
Auf der Seite 13 dieser Publikation sehen Sie vier Formatvorlagen:

  • U1 (Überschrift 1), fett und mit großem Abstand zur
  • U2, normal und mit kleinerem Abstand zum ersten Absatz, danach ein
  • erster Absatz ohne Einzug (erscheint nach einer Überschrift oder einer Abbildung) und anschließend ein
  • Absatz mit Einzug (erscheint immer nach einem vorangegangenen Absatz).

Auf Seite 15 sehen Sie darüber hinaus:

  • hervorgehobenen Absatz, kursiv (hier als Empfehlung und mit ungeordneter Liste, in einer wissenschaftlichen Arbeit auch als Zitat möglich) sowie eine
  • U3, fett und kleiner als die U2

Auf Seite 21 sehen Sie desweiteren

  • eine ungeordnete Liste

und auf S. 25

  • eine geordnete Liste (hier mit Buchstaben, jedoch auch als Zahlen möglich).

Berücksichtigt man darüber hinaus noch eine Formatvorlage für Abbildungen (z.B. Notenbeispiele) und deren Beschriftung, sind für das wissenschaftliche Arbeiten die folgenden Formatvorlagen in der Regel ausreichend:

Abb. 1: Formatvorlagen zum formalen Gestalten einer wissenschaftlichen Arbeit

Wichtig ist die in der Abbildung veranschaulichte Vererbungshierarchie. Denn wenn Sie zum Beispiel nur die Schriftart ändern möchten (weil der Verlag z.B. eine andere Schriftart verlangt), dann wäre es sehr mühsam, diese Änderung in allen Formatvorlagen einstellen zu müssen. Deswegen empfiehlt es sich, solche allgemeinen Anweisung wie die zur Schriftart auf der obersten Ebene (also in der Formatvorlage Standard) einzustellen, während die individuelleren Angaben wie Abstände und Einzüge erst in den tieferliegenden Ebenen erfolgt. Das hat den Vorteil, dass eine geänderte Schriftart auf höchster Ebene von allen darunterliegenden Ebenen übernommen wird und die Änderung einer einzigen Eingabe das Verändern des gesamten Dokuments erlaubt.

Grundlegende Einstellungen

Schauen Sie sich zu den grundlegenden Einstellungen in Word ein kurzes Video (2:31) an:


Das Grundgerüst zum Anfang

Als Best-Practise empfielt sich ein Anfang mit viel Text (Blindtext) und den grundlegenden Formatierungen Standard, Zitat und Abbildungen:

Schauen Sie sich dazu ein kleines Video (9:50) an:


Überschriften

Die Überschriften sollten eine eigene Hierarchie bilden und nicht von Standard erben. Denn Überschriften müssen sich von der Schriftgröße, dem Schrifttyp sowie den Abständen separat gestalten lassen. Die folgende Anleitung beschäftigt sich daher mit dem folgenden Abschnitt unseres Layouts:

Schauen Sie sich dazu am besten den nächsten kleinen Film an:


Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen

Ein Inhaltsverzeichnis kann Word automatisch erstellen, wobei es wichtig ist, ein benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis zu erstellen, um die Formatvorlagen der verschiedenen Ebenen individuell gestalten zu können.

Schauen Sie sich zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses die folgende Videoanleitung an:


Abbildungsverzeichnis automatisch erstellen

Die Formatvorlage Abbildungsverzeichnis kann direkt von Standard erben und muss nicht - wie in der folgenden Abbildung lediglich aus Platzgründen geschehen - von der Formatvorlage Beschriftung abgeleitet werden:

Ein Abbildungsverzeichnis können Sie in einem mit Formatvorlagen eingerichteten Worddokument genauso leicht automatisiert erstellen lassen wie ein Inhaltsverzeichnis. Eigentlich sogar noch einfacher, da ein Abbildungsverzeichnis üblicherweise nur eine Ebene hat und nicht - wie ein Inhaltsverzeichnis - drei verschiedenen Ebenen, die gesondert formatiert werden müssen. Schauen Sie sich dazu am besten ein kurzes Video an:

Listen

In diesem Abschnitt geht es um die Erstellung von ungeordneten (nicht nummerierten) und geordneten (nummerierten) Listen. Auch die Listen werden dabei natürlich über Formatvorlagen angelegt, so dass sie global für das ganze Dokument verändert werden können.

Schauen Sie sich das Erstellen von Listen in dem folgenden kurzen Video an:

Fußnoten, Fuß- und Kopfbereich

In dem nächsten Video können Sie sich anschauen, wie Sie Fußnoten formatieren und eine Fuß- und Kopfbereich erstellen können:

Korrekturen und Aufräumen

In dem letzten Video werden noch kleine Korrekturen vorgenommen und Sie erfahren, wie Sie Ihr Dokument als Vorlage vor einem Überschreiben schützen können:

Lizenz: CC BY-SA 3.0 DE
Quelle: elmu.online, Artikel »Formatvorlagen für wissenschaftliche Arbeiten erstellen in Word«, https://elmu.online/articles/musikhochschule-multimedia-formatvorlagen-in-office, 23.09.2020, 06:38
Bearbeitungen durch: ulrich-kaiser